ホームページやシステム開発を外注するときに、多くの人は「安く済ませたい！」と考えるでしょう。安く抑えるためには当然、できる範囲のことはご自身でやって、できない部分を外注に出すというのが基本です。
あなたが会社のウェブ担当者だとしますね。あなたはHTMLの知識は少しあるけれども、HPのデザインやシステム開発は全く分からないので外注することになったとします。何が自分でできるか・・・ということですが、デザインやシステム開発の１つ手前の段階のことがあなたにできる範囲のことです。
サイトの構成を詳細に決めておく
まずは
・どんなページが欲しいか？
・各ページのレイアウトはどうするか？
・サイトの仕上がりイメージはどんな雰囲気か？
こういったことをあらかじめ、できるだけ詳細に決めておくことです。もしこうしたことが決まっていない場合は制作会社が１つ１つヒアリングして決めていくことになりますが、そうするとその制作会社の営業マンが稼働する日数分だけ当然料金が高くなるのは分かりますよね？なのでウェブ担当者のあなたが、ほとんどのことを先に決めた上で外注するのです。
どんなページが欲しいか？
サイトマップというサイトのページ一覧をEXCELやWORDなどで作っておきます。
これはキレイに作成する必要はまったくありません。制作会社の人が読んで内容が把握できればいいので、手書きでも全然OKです。
各ページのレイアウトはどうするか？
ワイヤーフレームという、ページの構成図をEXCELやWORDなどで作っておきます。
こちらも先ほどと同様に、キレイに作成する必要はまったくありません。ページ内にどんなパーツがどの位置に配置されればよいのかが分かるようにするためです。
サイトの仕上がりイメージはどんな雰囲気か？
サイト訪問者の属性（性別、年齢層、収入レベル、趣味 etc）、使いたい色、イメージを言葉にする（かわいい、誠実、安心感 etc）、参考となるウェブサイトのURL などの情報を洗い出しておきます。
その他、サーバーはどうするか？更新はどうするか？など色々と検討事項はありますが、下記のサイトに制作会社がヒアリングする項目がリストアップされていますので、ここに挙がっている項目を検討しておくとよいでしょう。
http://www.sebata.net/backstage/workflow/hearing.html
コンテンツはできるだけ用意しておく
次に重要なのがコンテンツの用意です。制作するページ中の文言（コピー）と写真はできるだけ100%用意しておきます。写真がない場合は制作会社と相談してどんな写真が必要か聞いておくとよいでしょう。写真がない場合、制作会社が素材を探してきたりする手間が増えたりコストがかかりますので、それが料金に反映されるかもしれません。
やり直しを回避する
最後に、制作会社や開発会社はやり直しを非常に嫌います。せっかくほとんどできて納品したのに、あるいは制作途中で、「いや社長がちょっと気に入らないという話がでてきて、こことここをこんな風に直して頂けないでしょうか・・・？」という話はよくあります。こうしたやり直しを回避するためにはウェブ担当者のあなたが社内の根回しを事前にしておくことです。社内でキーとなる人を把握して、発注前に上記で作った資料を回覧してOKをもらっておくのです。
これだけやっておけば制作会社の負担は非常〜に軽くなり、制作も極めてスムーズに進みますので納期も守りやすくなります♪