働き方改革

Excelマクロを覚えるメリットについて

私はインフラのエンジニアとしてIT業界に2000年頃に入って、現場で仕事をしていく中でExcelを使う業務を効率化するためにExcelマクロという便利なプログラミングツールがあることを知って、少しずつ業務時間中にツール的なものを作っては利用してきました。

一番最初に作ったのは、メールの履歴をExcelマクロに取り込んだら障害対応の履歴を一覧化するという内容でした。

他にはサーバーの保守情報一覧を使って、DELLの保守契約WEBサイトに自動ログインして保守情報を取得して一覧を自動で更新するという、ややトリッキーなマクロも作ったりしました。

あとは社内の営業事務の人のために、請求一覧を様々な情報をもとに作成するマクロとか、様々なマクロを作りました。

人事をやっていたときには、社員の毎月の勤怠記録を取り込んで残業代などを計算する給与計算用のマクロも作りました。

Excelマクロはやはり実務を担当している人が、自分の日々の業務を効率化するために自分で作れるのが一番良いと思います。

実務をもっとも理解しているのはその業務の担当者である自分なのは間違いないですから。
さきほどの給与計算マクロなんかも、自分は人事担当者として手作業で給与計算をしていたので、曜日や時間帯による時間外割増の計算の仕方などの労働法が分かっています。ビジネスロジックを理解している人が自分でツールを作ってしまえば、わざわざロジックを仕様書として文書に起こす必要がないので非常にスピーディーに欲しいツールが作成できてしまいます。

Excelマクロは経理や総務、営業事務など事務作業の多い実務担当者の人が覚えると効果が高い気がします。

Excelマクロを覚えるメリットを3つ挙げるとすると・・・

  • 1.面倒な繰り返しの作業をしなくてよくなる
  • 2.誰かにマクロを作ってあげるとかなり喜ばれる
  • 3.マクロを作っている時間は楽しい

1つ目はExcelマクロの使命ですから当然なのですが、日々の仕事でなんとなく「毎月やることになっているから・・・」ということでやっているルーチンってあると思います。

ルーチンワークっていうのは短い時間で終わるほど良いですよね?(残業時間が減る、他の生産的な仕事に時間を使える)

単調な繰り返しの作業はできるだけ減らして、思考してなにかを解決したり、新しいアイデアを見つけることに時間を使ったほうが会社にとっても自分にとっても良いはずです。

単純作業を短くしてくれるツール、それがExcelマクロとかバッチスクリプトなどのオートメーションツールです。

最近はRPAも増えてきました。

手段はなんだっていいのですが、要は「この作業、何かしらの方法で時間短縮できないかな?」とまずは考えてみることが第一歩です。

2つ目、「マクロを作ってあげるとかなり喜ばれる」ですが、他の人・チームの仕事を助けるようなツールを作ってあげると非常に喜ばれます。

きちんと動作して、実際に役立つものでなければいけませんが、自分のスキルで人に喜んでもらえると自分自身、会社が楽しくなるはずです。
社内の評価もきっと上がることでしょう。

3つ目、「マクロを作っている時間は楽しい」ですが、Excelマクロをやってみようかという人はおそらくプログラミングに少しは興味がある人だと思います。

プログラミングが嫌いな人はまずやってみようかという気にもならないと思うので。

Excelマクロは(他の言語でも同じですが)自分が実現したいことを用意されている制御構造やExcel独自のオブジェクトなどを駆使して達成するという言ってみればパズルの問題のようなものですから、問題を解くのが面白いと思える人ならかならず適性があります。

そして、会社の仕事時間中にいわばパズルを解いてお給料をもらうのって良くないですか?

プログラムばっかりになってくると、もう本職のプログラマーになってしまうので、それはそれで肩こりが酷くなったりマネージャに進捗管理されたりして疲弊してしまう面も出てきたりするのですが、業務の片手間に取り組むExcelマクロなら大方の人には息抜きというか、単に楽しい時間ではないかなと思います。

大阪商工会議所で「あさぜみ」という小規模な朝会があったときに配布したExcelマクロについてのレジュメを貼っておきますので、勉強される方がおられましたらどうぞ。
あさぜみレジュメ

【事例】Excelマクロで働き方改革

弊社でExcelマクロでお客様の働き方改革を支援させていただいた事例を紹介します。

東京都内で保育園を多店舗展開されている事業者様の通園されているお客様向けの請求書を
一括作成するExcelマクロをご依頼いただきました。

具体的にどのようなマクロであるのか説明しますと、
保育園の基幹システムから出力したお客様ごとの保育プランと保育開始時間・終了時間を元に、
基本料金、延長保育料金、深夜保育料金、休日保育料金、食事代等をマクロで計算し、
お客様ごとの請求書を作成するマクロです。

保育プランごとに基本料金や延長料金の発生する時間の設定が異なるため、
お客様ごとの月単位の保育料を計算するには大変な労力が必要とされます。

Excelマクロのシステムを導入する前は、手作業で保育料を計算し請求書を作成していたので、
請求書を作成するのに2週間の工数がかかっていたそうですが、
Excelマクロのシステムを導入後は2日未満で請求書を作成できる様になり、
作業時間の削減に成功しました。

Excelマクロで働き方改革

最近ニュースで“働き方改革”という言葉をよく耳にするようになりましたが、御社ではどのように取り組んでおられますか?

2017のあるアンケートでは、大企業では90%以上が、中小企業でも40%が働き方改革について検討に着手しているそうです。

改革の中身については、やはり社員の長時間外労働の是正が最も多いみたいですね!

最近の景況感からどの企業でも人手不足が深刻化していますので、人手がいない中で社員の労働時間を減らすという難題に、どの企業様も苦慮されているかと思います。

現在、当社では全国の中小企業様・大手企業様からExcelマクロ開発の案件を多数いただいています。

主に社内の基幹システムから出力した仕入情報などを請求書などの帳票にアウトプットして、自動で請求書PDFを作成する、といった案件のご相談をいただいています。

社内の経理部門の方が、何日もかかって請求処理をされているケースなどでは、Excelマクロにより自動化を行うことでこれまでの作業時間のほとんどを削減することに成功したお客様もいらっしゃいます。

社員の労働時間はたいへん貴重なものですから、出来る限り、単純作業はコンピュータなどに任せて、より生産的な仕事・より会社を改善できるような付加価値のある労働へと転嫁させていきたいものですね!

当社にはこれまでの豊富なExcelマクロ案件対応の実績を活かして、スピーディーに、かつ安心してお使い頂けるExcelマクロをご提供し、お客様の働き方改革を支援いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。